Door middel van ons privacybeleid wil Scouting Salwega duidelijkheid scheppen in hetgeen Scouting Salwega met uw persoonlijke gegevens doet.
Download onderstaande privacybeleid als PDF
—–
Scouting Salwega te Utrecht hanteert met betrekking tot de bescherming van de privacy van haar (aspirant)leden het navolgende beleid:
Algemeen Privacy Statement
Scouting Salwega garandeert voor zover mogelijk de bescherming van de privacy van haar leden. Dat betekent dat de vereniging en haar samenwerkingspartners zich maximaal inspannen om op de juiste manier met uw gegevens/de gegevens van u / of uw minderjarige(n) om te gaan.
Scouting Salwega hanteert het privacystatement van haar overkoepelende organisatie, Scouting Nederland. In dit privacystatement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens. Het privacystatement van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy
Scouts OnLine (SOL, het ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland)
Het ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland, SOL wordt ook door Scouting Salwega gebruikt om de informatie van leden op te slaan en inzichtelijk te maken. Afhankelijk van welke rol iemand heeft binnen onze vereniging kunnen zij geen, een klein deel van de, een groter deel van de of alle gegevens inzien van de leden. Als (ouder van een) lid is het altijd mogelijk om de eigen gegevens in te zien en indien gewenst deze te anonimiseren voor iedereen, behalve voor de ledenadministratie. We wijzen er graag op dat een verandering van deze gegevens niet automatisch vanuit SOL aan de leiding bekend gemaakt wordt. Het is daarom verstandig de wijziging ook mondeling aan de leiding van de betreffende speltak kenbaar te maken.
Verwerking van persoonsgegevens
In het kader van onze activiteiten legt Scouting Salwega gegevens vast. Hieronder leest u welke persoonsgegevens er worden verwerkt, met welk doel en grondslag.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een geautomatiseerd inschrijfformulier via SOL. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. Alleen de ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmasters hebben inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt worden de gegevens definitief geregistreerd in SOL en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van Scouting Salwega verwijderd. Indien een lid zich uitschrijft worden zijn of haar gegevens zo snel mogelijk vernietigd. Eerder gepubliceerde foto- of video-opnamen blijven echter zichtbaar.
Gezondheidsformulier
Jaarlijks wordt aan alle (ouders van) leden gevraagd een gezondheidsformulier in te vullen. Dit bevat informatie over de ziektekostenverzekering, contactgegevens van ouders en/of anderen, bijzonderheden omtrent medicijngebruik, allergieën, aandoeningen, etc. Het formulier dient jaarlijks hard-copy te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers bij het leidingteam van de betreffende speltak. Deze formulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. Deze formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. Alle formulieren wordt direct na afloop van het seizoen vernietigd.
Formulier ‘Toestemming op kamp naar het buitenland’
In het geval dat een speltak naar het buitenland gaat op kamp is een formulier ‘toestemming op kamp naar het buitenland’ (wettelijk) verplicht in te vullen voor elke deelnemer onder de 18. Een kopie van het paspoort of de identiteitskaart van bevoegde ouders/voogden is verplicht om als bijlage mee te geven. Na afloop van het kamp wordt het formulier inclusief de kopie paspoort(en) of identiteitskaart(en) vernietigd.
Beveiliging van persoonsgegevens
De (leiding van de) speltakken zorgt ervoor dat de hen toevertrouwde gegevens op een veilige manier worden bewaard.
Beeldmateriaal
Wij gebruiken gemaakte foto- of video-opnamen voor publicatie op Social Media van Scouting Salwega (Facebook) of de website (www.salwega.nl). Het doel van de foto’s is altijd om de activiteit te tonen en niet de leden.
Bij lidmaatschap wordt toestemming gevraagd voor het maken en plaatsen van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Als (ouder van een) lid van Scouting Salwega is het mogelijk de eerder gegeven toestemming voor een of meer categorieën te wijzigen. Dit kan in SOL, bij ‘aanvullende lidgegevens’. We wijzen er graag op dat een verandering van deze toestemming niet automatisch vanuit SOL aan de leiding bekend gemaakt wordt. Het is daarom verstandig de wijziging ook mondeling aan de leiding van de betreffende speltak kenbaar te maken.
We plaatsen groepsfoto’s (tijdens activiteiten met de hele groep) inclusief leden waarvan een bezwaar bekend is. Mocht daar bezwaar op zijn dan dient dat bezwaar bij aanmelding aan de groepsactiviteit bekend te zijn bij de organisatie.
Bij deelname aan activiteiten die niet door Scouting Salwega worden georganiseerd hebben wij geen invloed op het plaatsen van foto- of video-opnamen van leden waarvoor een bezwaar geldt. Wij doen echter ons best om in de gaten te houden of er foto- of video-opnamen geplaatst zijn en, indien van toepassing, melding te doen bij de organisatie van het plaatsen.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPAmachtiging in bij hun lidmaatschapregistratie. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem SOL. De contributiepenningmeester van Scouting Salwega heeft inzicht in deze gegevens.
Scouting Salwega informeert haar leden wekelijks per e-mail over relevante speltak/groepsgerichte informatie. Alle leden (en/of ouders / verzorgers) ontvangen deze informatie op het in SOL geregistreerde emailadres. Deze mailadressen worden ook beheerd door de redacteur van onze wekelijkse nieuwsbrief. De mailadressen worden uitsluitend gebruikt voor informatieve mails van Scouting Salwega en Scouting Nederland.
Website
Op www.salwega.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.
Social Media
Scouting Salwega hanteert het Scouting Nederland protocol inzake Social Media. Voor dit protocol, zie www.salwega.nl/privacybeleid
Berichtdiensten/Apps
Scouting Salwega maakt in haar communicatie gebruik van berichtendiensten en/of Apps. Wij bieden deze mogelijk uitsluitend aan via een Opt-In. U ontvangt op verzoek per email of SMS een uitnodigingslink om deelnemer te worden.
Datalekken
Scouting Salwega hanteert het protocol “datalekken verwerkers/bewerkers’ van Scouting Nederland.
Indien er sprake is van (of een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het protocol gemeld en afgehandeld.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Salwega binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek diens schriftelijk te worden ingediend via het secretariaat (secretariaat@salwega.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
Privacy statement van Scouting Nederland
Tot slot verwijzen we graag naar het Privacy Statement van Scouting Nederland, dat wij onderschrijven.
Mocht u vragen hebben omtrent SOL of de administratie van gegevens neem dan contact op met de ledenadministratie (ledenadministratie@salwega.nl).
Voor nadere informatie over SOL zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.